Взяття на облік у контролюючих органах, внесення змін до облікових даних юридичних осіб як платників податків та зборів здійснюється на підставі відомостей, що надаються із Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань згідно із Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (п. 64.1 ст. 64 та п. 66.1 ст. 66 Податкового кодексу України).
Отримання зазначених даних контролюючими органами здійснюється у порядку взаємообміну інформацією ЄДР та відомчих реєстрів Державної податкової служби України. Щодо юридичних осіб таким відомчим реєстром є Єдиний банк даних про платників податків – юридичних осіб, що ведеться згідно із п. 19 прим. 1.9 ст. 19 прим. 1 ПКУ.
Єдиний банк даних ведеться на електронних носіях із використанням класифікаторів та довідників (державних, статистичних, галузевих, відомчих та технічних).
Довідник станів платників є відомчим довідником ДПС та стани в Єдиному банку даних відображають реєстраційні дії або записи, внесені до ЄДР, або дії, проведені контролюючими органами стосовно платників податків, відповідно до положень Кодексу, Закону та Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588.